Hast Du das Gefühl, im Papierkram zur ersticken? Leidest Du unter den angesammelten Papierbergen? Wünschst Du Dir, Dich davon zu befreien und alles organisiert und schnell zugänglich ein einem Ort zu haben? Die magische Lösung heißt Digitalisierung. Das ist ein echter Gamechanger im Kampf gegen den lästigen Papierkram. Durch das Scannen Deiner Unterlagen kannst Du Dich von riesigen Mengen an Papier befreien, ohne dabei wichtige Informationen zu verlieren.

Papierberge überall

Sind Dir folgende Gedanken vertraut?

„Es ist so stressig, immer wieder durch die riesigen Stapel von Papier zu kämpfen, um ein Dokument zu finden. Ich habe das Gefühl, dass ich nie den Überblick behalten kann und ständig etwas verliere.

Und dann ist da noch der Platzbedarf! Ich habe einfach nicht genug Raum, um alle diese Ordner und Dokumente aufzubewahren. Es ist so frustrierend, dass mein Zuhause von all diesen Papierbergen regelrecht erstickt.“

Das kenne ich aus eigener Erfahrung. Mein Mann und ich haben die Digitalisierung im Jahr 2016 durchgezogen. Innerhalb eines Jahres haben wir 172 Ordner digitalisiert und seitdem streben wir einen papierlosen Haushalt und digitale Arbeitsweise an. Die Länge des Zeitraums könnte Dich abschrecken, jedoch es waren immer wieder ein paar Stunden. Es ist sehr individuell. Einige haben mehr an Papierkram, einige weniger. Wir gehörten zu den Menschen, die leider mehr hatten. Die ganze Mühe hat sich aber so gelohnt. Wir sind Herren über unsere Papierunterlagen geworden und Unmengen an physischer sowie mentaler Freiheit gewonnen. Denn Digitalisierung befreit!

Vorteile und Nachteile der Digitalisierung

Wie alles andere auch die Digitalisierung hat ihre Vorteile und Nachteile.

Nachteile der Digitalisierung

  • Technische Probleme: Du bist von Technologie abhängig, um auf Deine Dokumente zugreifen zu können. Das kann manchmal zu Fehlern oder Ausfällen führen.
  • Datenschutz: Es besteht das Risiko, dass digitale Dokumente durch Hacker oder Schadsoftware gestohlen oder beschädigt werden.
  • Kosten: Die Anschaffung von Scannern und Speicherplatz für digitale Dokumente kann anfangs teuer sein.
  • Verlust von Originalen: Obwohl Du digitale Kopien von Dokumenten hast, kann das Wegwerfen der physischen Originale für Dich eventuell schwierig und mit Verlustängsten verbunden sein.
  • Aufwändiger Digitalisierungsprozess: Das Scannen und Organisieren von Dokumenten kann viel Zeit und Mühe erfordern, besonders wenn Du viele Unterlagen hast.
Digitalisierung Vorteile Nachteile Ordnung im Papierkram
Digitalisierung Vorteile Nachteile Ordnung im Papierkram

Vorteile der Digitalisierung

Wenn Du Dich von Papierballast dauerhaft befreien möchtest, lohnt es sich, die Nachteile der Digitalisierung in Kauf zu nehmen.

Hier sind einige überzeugende Gründe, warum Du das tun solltest:

  • Platzersparnis: Sobald Du Deine Unterlagen digitalisiert hast, kannst Du die physischen Originale getrost entsorgen. Du musst Dich nicht mehr mit sperrigen Ordnern und unübersichtlichen Stapeln von Papier herumschlagen. Dadurch gewinnst Du mehr Platz für andere Dinge und Dein Arbeitsplatz wird übersichtlicher.
  • Zeitersparnis und einfache Organisation: Digitale Dokumente lassen sich einfach organisieren. Du kannst sie in Ordner und Unterordner sortieren oder mit Tags versehen. Dadurch findest Du allesschnell und einfach, ohne dass Du durch Papierstapel wühlen musst. Das spart Zeit und schont Deine Nerven.
  • Kostenersparnis: Du musst weniger Papier und Druckertinte kaufen und sparst zudem Zeit und Kosten für das Sortieren, Archivieren und Suchen von Papierdokumenten.
  • Umweltfreundlich: Durch die Verwendung von digitalen Dokumenten und E-Mails kannst Du Papier sparen und somit einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.
  • Bessere Zusammenarbeit: Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Verwendung von Online-Tools können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Das erleichtert die Zusammenarbeit und spart Zeit.
  • Einfache Sicherung: Digitale Dokumente lassen sich einfach sichern und wiederherstellen. Durch Passwörter und Verschlüsselung kannst Du Deine Daten vor Diebstahl oder Verlust schützen.
  • Einfacher Zugriff: Du kannst von überall und von allen Geräten auf Deine digitalen Dokumente zugreifen, solange Du eine Internetverbindung hast.
  • Einfache Freigabe: Du kannst Dokumente einfach per E-Mail oder Cloud-Service teilen, anstatt Kopien per Post zu verschicken.

Wie Du siehst, die Vorteile überwiegen deutlich und Du wirst langfristig davon profitieren.

Hast Du Dich nun dafür entschlossen, Deine Papierunterlagen zu digitalisieren?

In meinem nächsten Blogbeitrag “Warum ist der Fujitsu ScanSnap iX1600 mein bevorzugter Scanner” gebe ich Dir genauere Informationen zu meinem persönlichen Favoriten und zeige Dir, wie einfach und unkompliziert die Digitalisierung von Papierunterlagen sein kann.