Papierkram auszumisten und den Papierstapeln eine Struktur zu geben, kann wesentlich aufwändiger sein, als eine mit Krimskrams vollgestopfte Schublade zu sortieren und aufzuräumen.
Papier-Ablage in 3 Schritten
Nachdem Du Dein Papierkram ausgemistet hast, sortiere es nach
➡️ Hauptkategorien (Versicherung) – entsprechen den einzelnen ORDNERN (Ordnerrücken „Versicherung“)
➡️ Unterkategorien (Haftpflicht) – strukturiert durch TRENNBLÄTTER
➡️ Sachgebieten (Verträge, Korrespondenz, Info) – strukturiert durch TRENNSTREIFEN
Versicherung > Haftpflicht > Verträge
Versicherung > Haftpflicht > Korrespondenz
Versicherung > Haftpflicht > Info
Büroordner – klare Ordnerstruktur
Das Ziel ist, alle gesuchten Papierstücke schnell zu finden.
Beachte?
➡️ Zuerst alles kategorisieren → dann beschriften (Ordnerrücken, Trennblätter, Trennstreifen)
➡️ Umfangreiche Kategorien trennen (z.B. den Versicherungsordner auf mehrere Ordner verteilen. Insbesondere die Krankenversicherung beansprucht viel Platz.)
➡️ 75%-Regel – Fülle Deine Ordner zu maximal 75%. Es erleichtert das Blättern und Nachfüllen.
➡️ Aufbewahrungsfrist – Notiere sie auf alle Unterlagen und nach ihrem Ablauf miste sie aus.
Die Ordnerstruktur hängt maßgeblich von Deiner familiären Situation???? und Deinen Interessen??️♀️? ab. Trotzt der Individualität ergeben sich für die meisten privaten Haushalte 8 Hauptkategorien (Ordner).
Um ein Beispiel zu geben, die Ordnerstruktur (mit Unterkategorien), die derzeit bei den meisten Klienten funktioniert, ist die folgende:
➡️ Finanzen → Bankkonten, Sparverträge, Kreditverträge, Aktien, Geldanlagen
➡️ Steuer → Steuererklärungen, Steuerbescheide
➡️ Versicherungen → Kranken-, Lebens-, Berufsunfähigkeits-, Renten-, Haftpflicht-, Rechtschutz-, Hausrat-, Hausgebäude-, Reiseversicherung
➡️ Wohnen & Immobilien → Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen bzw. Immobilien-Kaufverträge, Grundbuchvollzug, Versorgungs- (Strom, Gas, Wasser), Telefonverträge, Rundfunk, Kaminkehrer
➡️ Arbeit & Ausbildung → Zeugnisse, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitgeberzeugnisse, Fortbildungen
➡️ Fahrzeuge → Fahrzeug-Kauf-, Leasingverträge, Kfz-Steuer, TÜV, ADAC, AU (Abgasuntersuchung), HU (Hauptuntersuchung), Reparaturen
➡️ Garantie → Belege für alle Anschaffungen mit einer Garantiefrist bzw. Gewährleistung
➡️ Dokumente → Geburts-, Heiratsurkunde, Familienstammbuch, Testament, Patientenverfügung, Impfausweis
Familien mit Kindern
Lege für jedes Kind einen eigenen Ordner mit folgenden Unterkategorien an → Zeugnisse, Urkunden, Ausbildungsnachweise, Vereinsmitgliedschaften, Freizeitkurse, Gesundheit…
[…] Dein Ablagesystem – mehr dazu in meinem Blog Bekämpfe das Papierchaos bereits an der Quelle und Wie Du mit einer klaren Ordnerstruktur das Aktenschrankmonster zähmst. […]