Papierkram auszumisten und den Papierstapeln eine Struktur zu geben, kann wesentlich aufwändiger sein, als eine mit Krimskrams vollgestopfte Schublade zu sortieren und aufzuräumen.

Papier-Ablage in 3 Schritten

Kategorisieren

Nachdem Du Dein Papierkram ausgemistet hast, sortiere es nach

➡️ Hauptkategorien (Versicherung) – entsprechen den einzelnen ORDNERN (OrdnerrĂźcken „Versicherung“)

➡️ Unterkategorien (Haftpflicht) – strukturiert durch TRENNBLÄTTER

➡️ Sachgebieten (Verträge, Korrespondenz, Info) – strukturiert durch TRENNSTREIFEN

Versicherung > Haftpflicht > Verträge

Versicherung > Haftpflicht > Korrespondenz

Versicherung > Haftpflicht > Info

Büroordner – klare Ordnerstruktur

Das Ziel ist, alle gesuchten PapierstĂźcke schnell zu finden.

Beachte💡

➡️ Zuerst alles kategorisieren → dann beschriften (Ordnerrücken, Trennblätter, Trennstreifen)

➡️ Umfangreiche Kategorien trennen (z.B. den Versicherungsordner auf mehrere Ordner verteilen. Insbesondere die Krankenversicherung beansprucht viel Platz.)

➡️ 75%-Regel – Fülle Deine Ordner zu maximal 75%. Es erleichtert das Blättern und Nachfüllen.

➡️ Aufbewahrungsfrist – Notiere sie auf alle Unterlagen und nach ihrem Ablauf miste sie aus.

Die Ordnerstruktur hängt maßgeblich von Deiner familiären Situation👨‍👩‍👧‍👦 und Deinen Interessen🪴🏌️‍♀️🚐 ab. Trotzt der Individualität ergeben sich für die meisten privaten Haushalte 8 Hauptkategorien (Ordner).

Um ein Beispiel zu geben, die Ordnerstruktur (mit Unterkategorien), die derzeit bei den meisten Klienten funktioniert, ist die folgende:

➡️ Finanzen → Bankkonten, Sparverträge, Kreditverträge, Aktien, Geldanlagen

➡️ Steuer → Steuererklärungen, Steuerbescheide

➡️ Versicherungen → Kranken-, Lebens-, Berufsunfähigkeits-, Renten-, Haftpflicht-, Rechtschutz-, Hausrat-, Hausgebäude-, Reiseversicherung

➡️ Wohnen & Immobilien → Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen bzw. Immobilien-Kaufverträge, Grundbuchvollzug, Versorgungs- (Strom, Gas, Wasser), Telefonverträge, Rundfunk, Kaminkehrer

➡️ Arbeit & Ausbildung → Zeugnisse, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitgeberzeugnisse, Fortbildungen

➡️ Fahrzeuge → Fahrzeug-Kauf-, Leasingverträge, Kfz-Steuer, TÜV, ADAC, AU (Abgasuntersuchung), HU (Hauptuntersuchung), Reparaturen

➡️ Garantie → Belege für alle Anschaffungen mit einer Garantiefrist bzw. Gewährleistung

➡️ Dokumente → Geburts-, Heiratsurkunde, Familienstammbuch, Testament, Patientenverfügung, Impfausweis

Familien mit Kindern

Lege für jedes Kind einen eigenen Ordner mit folgenden Unterkategorien an → Zeugnisse, Urkunden, Ausbildungsnachweise, Vereinsmitgliedschaften, Freizeitkurse, Gesundheit…