Denkst Du manchmal, dass das Papier über magische Kräfte verfügt? Egal wie Du Dich bemühst damit fertig zu werden, es wird immer mehr? Gerade einen Papierhaufen bekämpft, da schleichen sich schon die nächsten Papierstücke rein?

Es könnte Dich zwar trösten, dass sehr viele Menschen ähnlich empfinden, aber Trost ist noch keine Lösung.

Posteingang

Wie gelangt das Papier nach Hause?

Entweder mit der Post oder durch Dich und Deine Mitbewohner in Form von Werbung, Arbeitsunterlagen, Prospekten, Katalogen, Visitenkarten, Fotos, diversen Zetteln etc.

➡️ Mache Dir zu einer festen Gewohnheit, Deine Post gleich zu öffnen, gebrauchte Umschläge, Werbung und alles, was Du nicht brauchst, ins Altpapier wegwerfen. So reduzierst Du sichtbar den Papierstapel und hast ein kleines Erfolgserlebnis.

➡️ Behalte in Deinem Posteingang nur die zu bearbeitenden Unterlagen.

➡️ Spätestens abends leere den Posteingang aus.

➡️ Richte den Posteingang an einem festen Ort ein, wo Du Unterlagen bearbeitest und ablegst. Idealerweise hast Du ein Arbeitszimmer. Mehr dazu in meinem Blog Mehr Wohlgefühl und Effektivität im Homeoffice durch ausmisten. Falls nicht, finde einen festen Ort in einem anderen Bereich Deines Zuhauses.

Hängeregister

Als Posteingang kannst Du eine Schublade oder eine Kiste mit Deckel verwenden. Offene Schreibtischfächer mit Papierstapeln erzeugen visuelles Gerümpel und beeinträchtigen oft unbewusst Deine Produktivität.

Am einfachsten und effektivsten funktioniert es mit einem Hängeregister. Ich arbeite seit Jahren sehr glücklich damit.

Nach dem Du die Post geöffnet hast, sortierst Du es gleich in die entsprechende Hängemappe.

Diese zusätzlich investierte Minute macht den Unterschied, ob Du im Papierkram versinkst oder ihn im Griff hast.

Hängemappen dienen als eine TEMPORÄRE Arbeitsablage und ermöglichen Dir, alle Papierstücke an einem Ort aufzubewahren, bis Du sie bearbeitest.

HIER BLEIBT NICHTS LANGE HÄNGEN!

Lasse Deinen Rückstand in den Hängemappen niemals über die Menge hinaus ansteigen, die die Hängemappe fasst. Falls Du in die Hängemappe nichts mehr hineinquetschen kannst, nimm Dir Zeit, diese zu leeren.

Vorteile von Hängeregistratur

✅ direkter und schneller Zugriff auf einzelne Papierstücke

✅ gute Übersicht über den Gesamtumfang Deiner temporären Arbeitsablage

✅ Farbwahl der Hängemappen nach Deinen Vorlieben (z.B. rot für DRINGEND)

✅ hohe Flexibilität – schnelle Änderungen in der Struktur und rasches Anpassen dem tatsächlichen Schriftgutvolumen

✅ visuell aufgeräumt – bei geschlossener Aufbewahrung

5 Basis Hängemappen

➡️ DRINGEND – Hier lege alles ab, was Deine dringende Aufmerksamkeit erfordert (Rechnungen). Überprüfe diese Hängemappe jeden Tag möglichst zu einer festen Tageszeit (Aufbau einer neuen Gewohnheit) und erledige alles darin so schnell wie möglich.

➡️ TO-DO – Für einzelne Aufgaben (Urlaubsplanung, Handwerkerangebote…) verwende Klarsichtfolien, wo Du alle Informationen zum gleichen Thema zusammenhältst. Wenn bis zu einem bestimmten Datum etwas erledigt werden muss, trage Dir eine Erinnerung in Deinen Kalender ein.

Überprüfe regelmäßig Deine To-Do´s. Nimm die To-Do´s heraus, die seit längerer Zeit unerledigt sind. Entweder Du tust sofort, was getan werden muss, oder streiche das Projekt und werfe die Zettel weg. Offensichtlich ist es für Dich nicht so wichtig.

➡️ AUSSTEHEND – Für Dinge, die auf eine Antwort warten (eingereichte Krankenkasse Abrechnungen, eingereichte Steuer, Retouren Belege für Kontrolle von Gutschriften…).

➡️ SCANNEN– Für Papierstücke, die Du digitalisierst.

➡️ ABLAGE – Für Papierstücke, die Du in einem Ordner archivierst.

Nach Deinem persönlichen Bedarf kannst Du Dir weitere Hängemappen einrichten (Krankenkasse, Beihilfe, Steuer, Unterrichtsideen).

Hängeregister Tipps

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Du Deine Hängemappen aufbewahren kannst. Falls Du noch keine hast, findest Du im Internet unter dem Stichwort „Hängeregistratur“ viel Inspiration.

Beachte, dass eine offene Hängeregistratur (Wagen, Korb, Box ohne Deckel…) visuelles Gerümpel LINK erzeugt.

Deshalb empfehle ich Dir eine geschlossene Variante.

➡️ Hängeregister integriert in einem Schrank

➡️ Rollcontainer mit Hängeregister

➡️ Hängeregistraturbox mit Deckel (farblich auf Deine Einrichtung abgestimmt)

Benutze ein Etikettiergerät zur Beschriftung Deiner Hängemappen. Es ist leicht lesbar und sieht aufgeräumt aus.

„Es gibt keine Probleme, nur Herausforderungen!“

Unbekannt

Hast Du einen festen Posteingang und wenn Ja, wo?

 

Du kannst es mir in die Kommentare schreiben und ich beantworte auch gerne Deine Fragen.